
فهرست مطالب
اسناد رسمی، رکن مهمی از نظام حقوقی و اداری هر کشوری محسوب میشوند. این اسناد، به عنوان مدارکی معتبر و قابل استناد، نقش بسزایی در اثبات حقوق و تعهدات افراد، سازمانها و دولت ایفا میکنند. در این مقاله، به بررسی ماهیت سند رسمی، الزامات قانونی مربوط به آن، و همچنین محدودیتهایی که در استفاده از این اسناد وجود دارد، میپردازیم.
سند رسمی
یکی از مفاهیم مهم در حقوق مدنی است که در معاملات و قراردادها نقش بسیار مهمی ایفا میکند. این نوع سند به دلیل ویژگیهای خاصی که دارد، از اعتبار قانونی بالاتری نسبت به اسناد عادی برخوردار است. بر اساس ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها، بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی میگویند.
به عبارت سادهتر، سندی که توسط یک مقام رسمی و با رعایت تشریفات قانونی تنظیم شود، سند رسمی نامیده میشود.
این سند در مقایسه با سند عادی، از اعتبار و قوت اثباتی بالاتری برخوردار است. بر اساس قانون، مفاد سندرسمی تا زمانی که خلاف آن ثابت نشود، معتبر و مورد قبول محاکم و مراجع اداری است. به عبارت دیگر، کسی که این سند را در دست دارد، نیازی به اثبات صحت و اصالت آن ندارد، مگر اینکه طرف مقابل ادعای جعل یا انکار سند را مطرح کند.
شما می توانید جهت آگاهی از سند رسمی و کلیه ی مراحل ثبت سند رسمی از بهترین وکیل ملکی در مجموعه حقوقی نیک وکیل کمک بگیرید.
ویژگی های سند رسمی
- اعتبار قانونی بالا: اسناد رسمی به دلیل تنظیم توسط مقام رسمی و رعایت تشریفات قانونی، از اعتبار قانونی بالاتری نسبت به اسناد عادی برخوردار هستند.
- اثبات آسان: اثبات محتوای اسناد رسمی آسانتر از سند عادی است، زیرا سند رسمی دارای امضا و مهر مقام رسمی و همچنین ثبت در دفاتر مخصوص است.
- لزوم اجرای حکم: احکام صادره بر اساس اسناد رسمی، لازم الاجرا هستند و بدون نیاز به طی تشریفات خاصی قابل اجرا میباشند.
- کاهش اختلاف: تنظیم اسناد به صورت رسمی، باعث کاهش اختلافات بین طرفین معامله میشود، زیرا تمامی شرایط و مفاد قرارداد به صورت دقیق و روشن در سند ذکر میشود.
انواع سند رسمی

- سند مالکیت: این سند نشاندهنده مالکیت فرد بر یک ملک است.
- قراردادهای رسمی: قراردادهای خرید و فروش، اجاره، رهن و غیره که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم میشوند.
- وکالتنامه رسمی: وکالتنامهای که توسط وکیل رسمی تنظیم شده باشد.
- گواهی انحصار وراثت: سندی که نشان میدهد چه کسانی وارث یک فرد فوت شده هستند.
اهمیت سند رسمی
- تامین امنیت معاملات: به دلیل ویژگیهای خاصی که دارد، امنیت معاملات را افزایش میدهد.
- کاهش ریسک اختلاف: باعث کاهش ریسک اختلاف بین طرفین معامله میشود.
- تسهیل امور حقوقی: باعث تسهیل امور حقوقی و قضایی میشود.
الزامات قانونی سند رسمی
برای اینکه یک سند به عنوان سند رسمی تلقی شود، باید دارای شرایط و الزامات قانونی زیر باشد:
- صلاحیت مرجع صادرکننده: سند باید توسط مامور رسمی دولتی که دارای صلاحیت قانونی برای صدور آن است، تنظیم شده باشد. به عبارت دیگر، مامور مربوطه باید در چارچوب وظایف و اختیارات قانونی خود عمل کرده باشد.
- رعایت تشریفات قانونی: تنظیم سند باید مطابق با تشریفات و مقررات قانونی مربوطه صورت گرفته باشد. به عنوان مثال، در تنظیم سند رسمی ثبتی، باید تمام مراحل ثبت و تنظیم سند به درستی طی شود.
- محتوای قانونی: محتوای سند باید با قوانین و مقررات جاری کشور مغایرت نداشته باشد. به عبارت دیگر، موضوع و مفاد سند باید مشروع و قانونی باشد.
- امضاء و مهر مامور رسمی: سند باید به امضاء و مهر مامور رسمی که آن را تنظیم کرده است، ممهور شده باشد. این امر، رسمیت و اعتبار سند را تضمین میکند.
- ثبت در دفاتر مربوطه: برخی از اسناد رسمی، مانند اسناد ثبتی، باید در دفاتر مربوطه ثبت شوند تا رسمیت یابند.
چه زمانی به سند رسمی نیاز داریم؟
- معاملات مهم: برای معاملات مهمی مانند خرید و فروش ملک، خودرو و … بهتر است از این سند استفاده شود.
- قراردادهای طولانی مدت: قراردادهایی که مدت زمان طولانی دارند، بهتر است به صورت رسمی تنظیم شوند.
- امور حقوقی پیچیده: در مواردی که امور حقوقی پیچیده است، استفاده از این سند توصیه میشود.
محدودیتهای سند رسمی
با وجود اعتبار و قوت اثباتی بالای سندرسمی، در استفاده از آن محدودیتهایی نیز وجود دارد:
- هرچند از اعتبار بالایی برخوردار است، اما امکان انکار یا ادعای جعل آن وجود دارد. در این صورت، مدعی باید ادعای خود را در دادگاه اثبات کند.
- علیرغم اعتبار قانونی، نمیتواند به صورت مطلق و قطعی، حقوق و تعهدات افراد را مشخص کند. در برخی موارد، ممکن است تفسیر یا استنباط متفاوتی از مفاد سند وجود داشته باشد.
- اسناد رسمی باید دارای شرایط و تشریفات شکلی خاصی باشند. عدم رعایت این شرایط، ممکن است موجب بیاعتباری سند شود.
- تنظیم و صدور اسناد رسمی، به طور معمول، هزینهبر است و ممکن است برای برخی افراد، دسترسی به آن دشوار باشد.
سند رسمی غیرمنقول چیست ؟
به سندی گفته میشود که توسط مراجع قانونی و ذیصلاح، مانند دفاتر اسناد رسمی و ادارات ثبت اسناد، برای املاک و مستغلات صادر میشود. این سند به عنوان مدرک رسمی و قانونی مالکیت بر یک ملک محسوب میشود و تمام جزئیات مربوط به ملک، از جمله مشخصات ملک، مالک و حدود آن را در خود جای میدهد.
سوالات متداول
چه چیزی سند رسمی را از سند عادی متمایز میکند؟
- توسط مقام رسمی (مانند دفاتر اسناد رسمی یا ثبت اسناد) تنظیم میشود و دارای اعتبار قانونی بیشتری است.
- سند عادی توسط افراد عادی تنظیم میشود و اعتبار آن کمتر است.
چرا سند رسمی اهمیت دارد؟
اعتبار قانونی: در دادگاهها و مراجع قضایی به عنوان مدرک معتبر شناخته میشود.
امنیت معاملات: به دلیل رسمی بودن، امنیت معاملات را افزایش میدهد.
کاهش اختلاف: جزئیات قرارداد در این سند به طور دقیق مشخص میشود و از بروز اختلاف جلوگیری میکند.
چه نوع اسنادی به صورت رسمی تنظیم میشوند؟
سند مالکیت
قراردادهای خرید و فروش، اجاره، رهن و …
وکالتنامه
گواهی انحصار وراثت
سند رسمی چیست ؟